Płatnik składek ma obowiązek obliczać, potrącać, regulować oraz opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia tworzone są na dokumentach rozliczeniowych – zestawienie akt tyczących się danego m-ca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA i załączonych do niego sprawozdań miesięcznych ( ZUS RSA, ZUS RCA, ZUS RZA ).
Oświadczenie ZUS DRA – dokument zbiorczy dotyczący wszystkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Rozliczane są w niej opłaty na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP, zdrowotne ale również realizowane w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz pielęgnacyjne.
Płatnik obliczający składki tylko na swoje ubezpieczenie, przekazuje do ZUS wyłącznie oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeśli płatnik ten w niedawno przedstawionym oświadczeniu podał jako zasadę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% najmniejszego wynagrodzenia albo 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę najmniejszej podstawy wymiaru składek, jest zwolniony z powinności przedkładania oświadczenia rozliczeniowego za kolejny miesiąc. Osoba ta jest uwolniona od obowiązku przedkładania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wtedy, kiedy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest uwarunkowana wyłącznie zmianą najmniejszego wynagrodzenia albo średniego wynagrodzenia.
Termin składania:
płatnik składek obowiązany jest przesłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne sprawozdania miesięczne oraz opłacić składki za bieżący miesiąc, nie później niż:
o do 5 dnia następnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,
o do 10 dnia następnego m-ca – dla osób fizycznych, opłacających abonament wyłącznie za siebie,
o do piętnastego dnia następnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe a także imienne sporządzenia miesięczne płatnik składek oddaje bezpośrednio do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka deklaracji ZUS DRA:
1. Dane organizacyjne
•cyfra w miejscu 01 oznacza czas przedkładania deklaracji
•numer deklaracji jest niemal zawsze taki sam – 01 – natomiast kolejne informacje oznaczają m-c i rok, za który dana deklaracja została sporządzona
2. Dane identyfikacyjne płatnika składek
•informacje określające podane w oświadczeniu powinny być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Inne dane
•w pozycji 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•pozycja 02 wskazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON albo budżetu państwa
•w pozycji 03 wpisana jest obowiązująca danego płatnika stawka ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych rat na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• ostateczna kwota rat na ubezpieczenia społeczne, która została po rozliczeniu wydanych świadczeń podchodzących pod naliczenie w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie właściwych składek na ubezpieczenie zdrowotne
• opłata na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości rat ZUS
8. Zestawienie należnych składek na Fundusz Pracy i FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Oświadczenie dochodu (dotyczy osób, które płacą składki tylko za siebie)
11. Deklaracja płatnika składek
• w miejscu 01 winna znaleźć się informacja zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie deklaracji rozliczeniowych oraz korekty niniejszych dokumentów płatnik ma obowiązek przechowywać przez okres dziesięciu lat od daty ich przekazania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.