Szablon dokumentu to podstawa dla tworzonych kolejno kopii dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie niektóre elementy dokumentu. Ma na celu ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy opracowywać dokumentu od początku. Korzystamy z jego podstawowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tym wypadku przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z przygotowaniem konkretnego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- umowy o dzieło.,
- umowy zlecenia,
- rachunki,
- faktury ,
- potwierdzenia zapłaty,
- wezwania do zapłaty,
- umowy o pracę,
- potwierdzenie odbioru
Do takich należą też faktury abonamentowe w rachunkowości. W tym wypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie szablonu.
Wzorce można, a nawet powinno się dostosowywać, by były spójne z używaną kolorystyką własnego przedsiębiorstwa. Zatem kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i użycie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Wzorce powinny być jasne i czytelne.