Z zagadnieniem dokumentu mamy kontakt aż nadto często. Stąd też powinniśmy rozumieć, czym dokładnie jest dokument oraz jak wykorzystywać można niektóre jego wzory a także szablony, które ułatwiają nam życie.
Dokumentem stały się dla nas akt notarialny, dowód osobisty, dyplom zakończenia szkoły, umowa, prawo jazy a również istotny e-mail, lub inna notatka spisana elektronicznie. W takim gąszczu tak samo nazywanych dokumentów, ciężko utworzyć uniwersalną definicję, która uwzględniałaby wszystkie typy tak zwanych „dokumentów”. Można mimo to stwierdzić, iż pisma, o zwiększonej randze ich istotności. W taki łatwy sposób scharakteryzować można większość ważnych dokumentów, mimo to na uwadze mieć powinno się, iż nie idzie tu o istotę, albo też sentyment, który dana osoba odczuwa w stosunku do dokumentu, ale znaczenie dla kilku osób, urzędu/ów, jednostek publicznych, czy religijnych. Takie rozumienie także nie wyczerpuje sprawy, jednak umożliwia nakreślenie niejakiego zagadnienia o pismach.
Budowanie pisma, w uzależnieniu od jego złożoności, potrafi stać się rzeczą czasochłonną, stąd też wielokrotnie wykorzystuje się w tym celu różnego rodzaju wzory oraz szablony. Plusem wynikającym z ich zastosowania jest przede wszystkim oszczędność czasu, który mamy okazję spożytkować w innych celach. To także uproszczenie pewnych procedur, które wypływają m.in. z umiejętności tworzenia dokumentów urzędowych, czy zasad tworzenia dokumentów w ogóle. Czym więc są wzory oraz szablony?
Można rzec, że są to pewne schematy, dzięki którym można w dosyć łatwy oraz szybki sposób stworzyć inne, podobne pismo formalne, lub inne. W sytuacji szablonów, będziemy mieli tutaj do czynienia z wypełnianiem przygotowanych uprzednio miejsc edycji, po których uzupełnieniu powstaje dokument. Jest to bardzo przydatne w pracy urzędniczej, albo takiej, gdzie do czynienia mamy z seryjnością, czy powtarzalnością dokumentów o takiej samej wadze. Wzorem zaś możemy nazwać pismo, na przykładzie którego można stworzyć całkiem nowy dokument. Taki typ schematu wymaga od twórcy nowego pisma nieco większej uwagi oraz zaangażowania, ponieważ dane uwzględnione we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a wyłącznie dopasowywane do danej sytuacji.
Należy zatem wykorzystywać uproszczenia, jakie dają nam wzory oraz szablony. W ten sposób bardzo prosto i szybko utworzymy odpowiedni typ pisma.