Właściciel firmy ma obowiązek tworzyć w wyznaczonych terminach listę płac, która zawiera standardowe elementy pensji. Lista płac może mieścić elementy wypłaty jednego pracownika lub kilku zatrudnionych. Gdy lista płac obejmuje informacje dotyczące kilku zatrudnionych, wtedy na każdej stronie należy umieścić podsumowanie konkretnych rubryk. Wtedy otrzymuje się kwotę do przeniesienia na kolejną stronę listy płac. Dobrze jest przypomnieć sobie przez zrobieniem listy płac, że wynagrodzenie zasadnicze zawiera kilka elementów: dodatków do pensji, premii uznaniowej lub premii regulaminowej. Gdy zatrudniony nie otrzymuje dodatków, to wynagrodzenie zasadnicze jest jednym, samodzielnym elementem wypłaty. Wtedy suma musi być opisana w umowie podpisanej między pracodawcą a pracownikiem i nie powinna być ona mniejsza niż minimalne wynagrodzenie. Ponadto, należy wspomnieć, że funkcjonują dwa modele listy płac. Jedna mieści kolumnę dotyczącą zasiłków z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie zawiera. Właściciel przedsiębiorstwa powinien wybrać wariant listy płac zależnie od liczby osób zatrudnionych w podmiocie gospodarczym. Liczbę osób zatrudnionych określa się na dzień 30 listopada wcześniejszego roku kalendarzowego. Gdy przedsiębiorca zatrudnia więcej niż 20 osób na cały etat, to ustala prawo do zasiłków i ich wartość. Oznacza to, że musi wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Natomiast jeśli właściciel firmy zatrudnia mniej niż 20 osób na cały etat, nie ma obowiązku sporządzać listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.