Lista płac to jeden z najistotniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W niej znajdują się bowiem wszystkie konieczne dane służące do ustalenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?
Co miesiąc pracodawca powinien obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego zatrudnionego, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje potrzebne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Ma obowiązek także co miesiąc obliczać składki na ubezpieczenia chorobowe, rentowe, emerytalne i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przekazać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak na przykład deklaracja DRA, służąca do rozliczeń składkowych. Wszystkie te dane zawarte są właśnie w liście płac pracownika.
Poprawnie sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy lub efektów wykonywanej pracy),
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy akordowej, prowizyjnej, zadaniowej,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
Konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej nakłada KP oraz Ustawa o rachunkowości. Do uiszczania należnych składek i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zmuszają pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac nakazana jest przez:
- rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).