W większości firm wykorzystuje się różnego typu pojazdów, do celów powiązanych z działalnością firmy. Nie do każdego takiego pojazdu prowadzi się ewidencję przejazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Obowiązek prowadzenia pośród pracowników kilometrówki ma pracodawca, który w swojej działalności korzysta z aut najmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje prywatne pojazdy. Samochody, osobowe lub inne, używane w wyżej wymieniony sposób, nie mogą przewyższać masy 3,5 tony (z wyjątkami).
W wyżej wymieniony sposób nie należy rozliczać pojazdów, będących własnością firmy, które rozliczane są jako środki trwałe, ni też pojazdów kupionych w drodze leasingu.
Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały stawki za kilometr przebytej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Ustalone były także miesięczne limity możliwych do rozjeżdżenia kilometrów. W przypadku firm, których siedziba leży w gminach, liczących do 100 tys. mieszkańców, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Przedsiębiorstwa w gminach powyżej 100 tys. mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Zaś w najlepszej sytuacji są firmy, które leżą na terenie gmin powyżej 500 tys. mieszkańców – mogą ich wyrobić aż 700 kilometrów. Są to wielkości ustalone z góry przez prawo, stąd też zastosowanie mają głównie w sektorze budżetowym, jednak pracodawcy prywatni, muszą również przestrzegać, by nie przekroczyć powyższych zakresów. Mają możliwość natomiast zastosować mniejsze wielkości.
Kilometrówki uwolnione są od opłat na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wysokości wyżej wymienionych limitów. Jeśli będą one przekroczone, od sumy przewyższającej, naliczyć należy wyżej wymienioną składkę.
Na uwadze mieć trzeba również poprawność prowadzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się muszą:
• Stawka za kilometr przebiegu,
• Data i cel wyjazdu,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Kolejny numer wpisu,
• Charakterystykę trasy,
• Liczba rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Nazwisko i imię osoby korzystającej z pojazdu,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Wielkość silnika