W przypadku firm, które do celów swej działalności używają pojazdy najmowane lub własne, winno być prowadzone obliczenie, popularnie zwane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w sytuacji tzw. jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana powinna być zarówno wtedy, kiedy auta użytkowane są cały czas, jak i wtedy, gdy wyłącznie czasami. Ewidencja powinna obejmować:
• Następny numer wpisu,
• Kwotę za kilometr przebiegu,
• Liczbę realnie przebytych kilometrów,
• Opis trasy,
• Wielkość silnika,
• Sygnaturę pracodawcy i jego dane,
• Imię i nazwisko osoby używającej pojazdu,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Datę i cel podróży
Obowiązek tworzenia kilometrówki jest po stronie firm używających ww. samochodów osobowych albo innych, o udźwigu nieprzekraczającym 3,5 t (z wyjątkami).
Wielkość stawek obliczeniowych dla przedsiębiorstw z sektora publicznego, regulowana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w pozostałych firmach rozliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (na przykład regulamin wynagrodzeń).
Dla uproszczenia oraz sprecyzowania, prawodawca stworzył niejakie limity kilometrów, które kształtują się następująco:
• 300 km – gminy do 100 tys. zamieszkałych
• 500 km – gminy powyżej 100 tys. zamieszkałych
• 700 km – gminy powyżej 500 tys. zamieszkałych
Są jedynie 2 wyjątki w obliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna posiada określoną wartość 1500 km miesięcznie
• Służby ratownicze i tym podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 km miesięcznie
Zatrudniający, który nie jest w sferze budżetowej, ma możliwość określić mniejszy przydział kilometrów, jednak nie powinien go przekroczyć. Koszty powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi opłacania opłat na ubezpieczenie społeczne. Opłaty te liczone są dopiero po przekroczeniu określonego prawem przydziału kilometrów, ale wyłącznie od sumy przewyższającej ten przydział.