Mocodawca precyzyjnie określił sytuacje, kiedy to przedsiębiorcy mają prawo stworzyć dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie mają obowiązku mieć dowodu zakupu, wystawionego przez sprzedawcę. Nie każdy wydatek może także być w księdze ujęty muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu sprzedażowego. [W takich sytuacjach, wystawia się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Jednak zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowody wewnętrzne mają dotyczyć wyłącznie:
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników , a także wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: cel podróży, stawkę i wartość przysługujących diet, imię i nazwisko, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, nazwę miejscowości docelowej
- wydatków mających związek z opłatami za gaz, czynsz, wodę, energię elektryczną, telefon i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument potwierdzający całość opłat na te cele
- kupna od ludności, wyszczególnionej w PKWiU, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), jagód
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy albo hodowli, prowadzonej przez podatnika
- opłat sądowych i notarialnych
- kupna, bezpośrednio od krajowego producenta albo hodowcy, produktów zwierzęcych i roślinnych, które nie są przerobione sposobem przemysłowym albo przetworzonych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych albo przetwórstwie mleka lub na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
- kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- wydatków mających związek z z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, bilet z parkometru, kupon
- kupna od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych