Kasą rejestrującą, zwaną inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, za pomocą którego sprzedawca ewidencjonuje swój utarg. Utarg ten powinien być rejestrowany przez kasę w sytuacji przekroczenia pewnego, określonego przez Ministerstwo Finansów, pułapu lub w przypadku, kiedy sprzedawca zbywa wyroby alkoholowe albo wyroby tytoniowe. By posiadać kasę rejestrującą, wypełniony winien być jeszcze kolejny wymóg. Odbiorcami powinny być osoby fizyczne, które nie są podatnikami VAT lub rolnicy ryczałtowi.
Za pomocą kasy rejestrującej, udowodnić można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który jest na stanie sklepu. Po sczytaniu specjalnego kodu, odpowiedniego tylko jednemu produktowi, następuje zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszystkie informacje powiązane z produktem (cena, stawka VAT, nazwa), kodowane są na odpowiednim paragonie. Kasa koduje kupno na paragonach w 2 egzemplarzach: dla klienta oraz do archiwum. Paragony te mają takie samo brzmienie i muszą posiadać:
• Logo fiskalne oraz numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (gdy mamy do czynienia z większą liczbą stanowisk),
• Ilość sprzedanego towaru albo świadczenia,
• Imię i nazwisko albo nazwę sprzedawcy,
• Następny numer kasy oraz oznaczenie kasjera,
• Datę i czas transakcji,
• Następny numer paragonu,
• Adres miejsca sprzedaży,
• Nazwę oraz cenę towaru albo świadczenia,
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
• NIP sprzedającego,
• Numer kolejny wydruku,
• Łączną kwotę należności,
• Wartość sprzedaży oraz podatku według przyjętych stawek,
• Łączną kwotę podatku
Paragon mieć powinien również specyficzną wielkość. Wysokość liter czy liczb, jakie się na nim pojawią, nie powinna być mniejsza niż 2,5 mm, a ich ilość w linii nie mniejsza niż 17. W przypadku nazwy produktu albo usługi – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna mieć 28mm albo więcej. Paragon taki powinien być czytelny tak, by nabywca bez problemu mógł sprawdzić prawidłowość zrobionej transakcji.
Archiwum paragonów, w postaci rolki zadrukowanego papieru paragonowego, powinno być przechowywane przez okres 5 lat. W razie jakiejkolwiek inspekcji specjalnego organu kontrolnego, dane te powinny być udostępnione w celu sprawdzenia poprawności tworzonej ewidencji.