Kasą fiskalną nazywamy przyrząd elektroniczny, rejestrujące sprzedaż detaliczną wraz z odpowiednim jemu podatkiem VAT. Obowiązek posiadania niniejszej kasy posiada każdy zbywający, będący podatnikiem oraz zbywający swoje produkty na rzecz:
• osób fizycznych, będących płatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z firmą,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno dla własnych potrzeb, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych , niebędących podatnikami
Sprzedawca taki winien ewidencjonować swój obrót za pomocą kasy rejestrującej, jeśli przewyższy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie muszą to robić sprzedawcy, którzy w swoim towarze posiadają alkohol albo wyroby tytoniowe.
Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa zapamiętuje ich nazwę, cenę i wysokość VAT, za pomocą specjalnego znakowania (często kreskowego). Po jego sczytaniu, towar odszukiwany jest w bazie i rejestrowany na taśmie. Automatycznie także zmienia się stan na magazynie sklepu – zmniejsza się ilość towaru o produkt sczytany. Kasa rejestrująca drukuje pierwowzór i kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Role archiwum kasy powinny być przechowywane przez czas pięciu lat w suchym, zimnym pomieszczeniu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku nietrwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Dzień w dzień sprzedawca zmuszony jest do sporządzania na koniec dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to podsumowanie dnia i utargu z niniejszego dnia. Raporty dzienne są zapisywane w pamięci kasy rejestrującej, którą w niezmienionym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) powinno się przetrzymywać przez pięć lat oraz przedstawiać na każdą prośbę adekwatnego organu kontrolującego.
Wszystkich przeglądów oraz napraw, może dokonywać wyłącznie licencjonowany dystrybutor kas rejestrujących, który ma niezbędne uprawnienia. Takie wydarzenia zapisywane są w specjalnej księdze, którą także pokazuje się adekwatnemu organowi podczas inspekcji.
Po zakupie, kasa pracuje w trybie szkoleniowym, stąd też można bez problemu sprawdzić wszystkie jej funkcje, wpisać asortyment, podszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu działalności, wszystkie wprowadzane informacje, zapisywane są w pamięci kasy rejestrującej.