E-księgowość

W każdej firmie jedną z najważniejszych ról odgrywa kartoteka wynagrodzeń. W jej skład wchodzą listy płac, karty przychodów , jak również dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Jak prawidłowo ją prowadzić?

Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:

• dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, NIP, imię matki, PESEL, nazwisko rodowe, drugie imię,, data urodzenia, miejsce urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca)
• dane adresowe pracownika ( gmina, województwo, kod pocztowy, powiat, numer domu, miejscowość, ulica, numer mieszkania, telefon, kraj, poczta)
• dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
• dane o zatrudnieniu ( data zawarcia umowy)

W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te 2 dokumenty służą do prawidłowego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych składek i w celu prawidłowego odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Lista płac

To rodzaj dokumentu księgowego, stosowany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi należnymi składkami płaconymi zarówno za pracownika, jak i pracodawcę. Lista płac tworzona jest z reguły co miesiąc, ponieważ tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona również punktem wyjścia dla właściwego sporządzania deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy również należytemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

• datę sporządzenia
• informację o przyznanych nagrodach
• nazwę pracodawcy
• informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
• informację o przyznanych premiach
• informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
• miesiąc, którego dotyczy
• informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
• informację o wynagrodzeniu brutto i netto
• informację o wysokości wymiaru podstawy
• oznaczenie lub nazwę listy płac
• informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
• numery stron
• informację o przyznanych prowizjach

Karta przychodów

Właściciele firm, którzy zatrudniają pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, muszą prowadzić karty przychodów. Dobrze sporządzona musi zawierać:

• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
• koszty uzyskania przychodów
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: rentowe (1,5 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), chorobowe (2,45 proc.)
• dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
• datę przekazania zaliczki podatkowej
• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
• kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
• imię i nazwisko pracownika
• dochód osiągnięty w danym miesiącu
• kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu