Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia i odprowadzania zaliczki na PIT z każdego wynagrodzenia. W jaki sposób zatem dobrze prowadzić kadry firmy?
Kadry to jeden z najbardziej znaczących działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają znaczącą ilość pracowników. W nich naliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe oraz zaliczki na pit. Składają się one z dokumentów przedstawiających wszystkie niezbędne, w celach wynagrodzeniowych, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające obliczenia, które posłużą do sporządzania rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najbardziej znaczących dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane adresowe pracownika ( numer mieszkania, miejscowość, ulica, województwo, telefon, kod pocztowy, poczta, powiat, kraj, gmina, numer domu)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, drugie imię, nazwisko rodowe, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię matki, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, NIP, imię ojca)
- dane o wynagrodzeniu ( premia, płaca zasadnicza, nagrody, dodatki i inne)
- dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, rodzaj umowy, ewentualna data zakończenia umowy)
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego, używany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Powinna ona zawierać stałe elementy, takie jak:
- informacje o przyznanych nagrodach
- informacje o przyznanych premiach
- informacje o wynagrodzeniu netto i brutto
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- nr stron
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- informacje o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
- miesiąc, którego dotyczy
- informacje o przyznanych prowizjach
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
- informacje o wysokości uiszczonej zaliczki na pit
- nazwę pracodawcy
- datę sporządzenia
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- informacje o zwolnieniach L4 za dany miesiąc