Fakturą zaliczkową jest szczególny rodzaj faktury, który sporządza się w sytuacji zrobienia zaliczki, zadatku, przedpłaty lub raty, po wpłaceniu należności za powyższe. Rachunku takiego nie można sporządzać później jak do siódmego dnia od zrobienia częściowej zapłaty. Za każdą następną częścią zapłaty, do siedmiu dni po, powinna pójść także faktura poświadczająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeżeli towar nie został wydany (lub usługa wykonana).
Niniejszy typ faktury powinien składać się z:
• Dane odwołujące się do zakupionego towaru lub usługi (ilość, nazwa, wartość, kwota, podatek),,
• Jeśli wystawione były wcześniejsze faktury zaliczkowe, trzeba podać ich daty i numery oraz sumę wszystkich dotychczasowych wpłat częściowych, wyrażonych brutto,
• Datę wystawienia i numer faktury,
• Oznaczenia rodzaju faktury (na przykład faktura VAT-MP),
• Wysokości należnego podatku i jej kwoty (wyrażonej w PLN),
• NIP-y dwóch stron,
• Wielkość sumy części lub całej należności brutto,
• Informacji o kupującym i sprzedającym (nazwy firm, imiona, adresy siedziby firm, nazwiska)
• Datę odebrania części lub całości przysługującej kwoty, jeśli nie pokrywa się ona z czasem wystawienia faktury.
Jeśli wydarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całej sumy brutto, wtem sprzedawca sporządza fakturę na zasadach ogólnych, po wydaniu towaru lub wyświadczeniu usługi. Koszt towaru lub świadczenia pomniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wysokość pobranego podatku powinna być zmniejszona o uprzednio naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Faktura ta winna zawierać też numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą kwotę brutto, sprzedawca nie sporządza rachunku po wydaniu towaru albo wyświadczeniu usługi.