Fakturą nazywamy każdy akt handlowy, który spełnia określone kryteria, który poświadcza transakcję pomiędzy zainteresowanymi stronami. Kryteriami tymi są:
• Dane identyfikujące dokument – wyjątkowość rachunku poparta jest między innymi trzema jej składowymi: informacjami o wystawiającym rachunek, dniu jej wystawienia i numeracji, jaka jej przysługuje. Każda faktura, którą sporządza sprzedający ma wyjątkowy, jedyny wyłącznie dla niej numer. Sygnowanie powinno odbywać się chronologicznie,
• Suma transakcji – w polskim prawie podatkowym istnieje obowiązek zanotowania sumy transakcji zarówno cyframi, jak i słownie,
• Dane do rozliczenia podatków – te informacje niezbędne są do określenia faktury VAT, na której, w myśl prawa polskiego, musi znaleźć się informacja o wielkości podatku VAT za określony przedmiot transakcji,
• Identyfikacja stron transakcji – zazwyczaj na fakturze podawana jest dokładna nazwa podmiotów, biorących udział w umowie kupna-sprzedaży, razem z adresem ich siedziby albo oddziału,
• Informacje dotyczące czasu i formy zapłaty – powszechne stało się, że termin zapłaty charakteryzuje się w dniach od dokonania transakcji (może to być np. 14 dni). W naszym kraju powszechnym jest, że opłaty dokonuje się przelewem bądź gotówką. W niektórych państwach honorowane są także czeki,,
• Określenie przedmiotu transakcji – na fakturze wyszczególniona jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość
• Warunki dowozu.
Coraz częściej tradycyjny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Rachunek VAT jest więc specyficznym typem faktury, którą sporządzać powinni czynni płatnicy podatku VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Bilety jednorazowe na przewóz osób: taborem kolejowym, samochodami, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy transportem lotniczym,
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej,
• Dokumenty za usługi bankowe czy ubezpieczeniowe,
• Poświadczenie płatności za przejazd płatną autostradą,
• Dowody transakcji sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie faktury winny być przetrzymywane przez pięć lat i pokazywane w przypadku inspekcji stosownego organu podatkowego.