Faktura pro forma jest rodzajem przedwstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniem płatności przez klienta. Głównie wystawiana jest wyłącznie w jednym egzemplarzu i niekonieczna jest kopia dla wystawcy. Faktura proforma nie jest dowodem księgowym i na jej bazie nie przeprowadza się ewidencji. To znaczy, że wystawiając fakturę pro forma nie można na jej podstawie rościć prawa do odliczenia zawartego w niej VAT. Głównie jest ona wystawiana gdy sprzedawca zażąda wcześniej zapłaty, w związku z ubieganiem się o kredyt bankowy albo po prostu dla poinformowania odbiorcy o wartości brutto dokonanej transakcji, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, kwocie naliczonego VAT i terminu zapłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma stanowi dokument określający wysokość wydatków, które kredytobiorca ma zamiar skredytować. Informacje zamieszczone w fakturze pro forma są identyczne jak w fakturze VAT. Jest ona także zabezpieczeniem dla dostawcy, ponieważ otrzymuje on należności finansowe przed wydaniem towarów. Niezależnie od wystawiania faktury pro forma, należy pamiętać o właściwym terminie wystawienia faktury VAT. Fakturę VAT powinno się wypisać nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towarów albo wykonania usługi.