Zgodnie z art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i właściwie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik jest zobowiązany do prowadzenia zestawienia środków trwałych. Składniki majątku lokuje się w w/w wymienionym rejestrze najpóźniej w miesiącu oddania ich do wykorzystywania. Późniejszy okres wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Ustawodawca nie określił jednego obligatoryjnego szablonu ewidencji środków trwałych. Tymczasem musi ona obejmować informacje niezbędne do wyliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych dla celów skarbowych. Warto zauważyć, że w odniesieniu do środków trwałych o niewielkiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, podatnik może nie umieszczać ich w rejestrze środków trwałych, przy czym w tym przypadku wydatki poniesione na ich nabycie tworzą koszt wypracowania dochodów w miesiącu dostarczenia ich do użytku.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób wskazywania wartości początkowej, zgodnie z którą środki trwałe wykazywane są w zestawieniu, jest różny w zależności od tego, jaką metodąnastąpiło zakup (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- stworzenia we własnym zakresie - kwota wytworzenia,
- uzyskania w drodze spadku, darowizny lub w inny bezpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- nabycia w postaci aportu wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - określoną przez wspólników na dzień wniesienia cenę każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej z dnia wniesienia,
- nabycia w związku z likwidacją osoby prawnej - określoną przez podatnika wartość każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- zakupu - cenę nabycia, a w razie częściowo odpłatnego uzyskania - cenę nabycia powiększoną o wartość dochodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną.
Jeżeli nie jest możliwe wytyczenie ceny sprzedaży, należy wyznaczyć w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – zgodnie z art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z kupnem naliczone do dnia przekazania środka do użytkowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W wypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
W wypadku, gdy nie można określić ceny nabycia przed dniem ustanowienia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny zrobionej przez podatnika, z wliczeniem cen rynkowych środków trwałych z grudnia roku poprzedzającego rok założenia rejestru.
Koszt wytworzenia
Natomiast za wartość wyprodukowania (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wyprodukowania materialnych składników majątku, usług obcych, zapłat za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy podatnika, jego męża lub żony i niepełnoletnich dzieci, wydatków podstawowych zarządu, ceny sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, bez odsetek i prowizji naliczonych do dnia oddania środka do użytku.
Jeżeli podatnik nie może sprecyzować ceny wyprodukowania. Wtedy, wartość początkową środków trwałych uściśla się w wysokości określonej z wzięciem pod uwagę cen rynkowych przez biegłego, wyznaczonego przez podatnika.
Ustawodawca przewidział też pewne uproszczenie dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności. W takim przypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i ceny 988zł. W takim wypadku budynku/lokalu nie ujmuje się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak sprecyzowanej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy użyciu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych okresu amortyzacji!
Ulepszenie środka trwałego
Gdy dokonaliśmy zmodernizowania środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę wydatków na ich udoskonalenie w tym także na nabycie składników lub peryferyjnych, których pojedyncza kwota nabycia przewyższa 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma środków pieniężnych poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w konkretnym roku podatkowym przewyższa 3 500 zł i wydatki te wpływają na wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, mierzonej np. okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością towarów i ceną ich użytku.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W sytuacji trwałego odłączenia od danego środka trwałego składnika lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od kolejnego miesiąca po oddzielenia, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonego składnika a przypadającą na nią, w czasie złączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych wyliczoną przy użyciu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli odłączona część składowa zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe można wystawiać w przypadku gdy klient spóźni się z płatnością za rachunek. Wtedy mamy możliwość naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.