Dokumenty firmowe są najistotniejszym elementem prowadzenia księgowości. Tworząc ją kierować trzeba się nie tylko narzuconymi normami, ale także wytycznymi ustaw i rozporządzeń. Jak konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?
Faktury
Aktualne prawo podatkowe dopuszcza możliwość sporządzania sześciu rodzajów faktur:
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- faktury korygującej
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury zaliczkowej
- faktury VAT
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
- imiona oraz nazwiska bądź nazwy lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia oraz numer kolejny faktury wraz z jej typem
- NIP nabywcy i sprzedawcy
- stawki podatku
- nazwę towaru lub usługi
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub rodzajów wykonanych usług
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyfrowo i słownie
Oficjalne pisma
Wszelkie pisma oficjalne, tworzone przez firmę, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać muszą również wszelkie informacje, które posłużą do identyfikacji danej działalności gospodarczej i osoby tworzącej pismo, czyli:
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- telefon kontaktowy
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
- nazwę i adres firmy
- informację do kogo dane pismo jest kierowane