Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Co trzeba więc przechowywać i jak długo?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, danych osobowych, archiwizuje się przez 50 lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika.
Dokumenty ZUS
Dokumenty ZUS-owskie podzielić należy na 3 grupy o różnym obowiązku archiwizacji i tak:
- Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszystkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.
- Dokumenty zgłoszeniowe – mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - powinno się archiwizować przez cały okres funkcjonowania firmy, gdyż Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.
- Dokumenty rozliczeniowe – wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość należnych składek – powinno się je archiwizować przez okres dziesięciu lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane drogą elektroniczną)
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w myśl artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się czas płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT , a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.]