Przyjęcie i wydanie magazynowe powinno być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak zatem wyglądają poprawnie sporządzone dokumenty magazynowe?
Wszystkie zmiany w magazynie urzeczywistniane są za pomocą dokumentów:
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcie magazynowe rejestruje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Musi on posiadać takie informacje jak:
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- unikatowy nr dokumentu
- skąd pochodzi towar
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
- podpis osoby przyjmującej towar
- co to za towar
- podpis osoby , która dostarcza towar
- jednostkę miary
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- na co ten towar będzie przeznaczony
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być odpowiednio udokumentowane. W tym celu wystawia się dokument Wz. Musi on posiadać takie informacje jak:
- podpis osoby wydającej towar
- ilość
- unikatowy numer dokumentu
- łączną wartość towaru
- cenę jednostkową
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
- jednostkę miary
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- podpis osoby odbierającej towar
Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Obrazują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.