Delegacją są wszelakiego rodzaju świadczenia, przysługujące zatrudnionemu, który delegowany jest w podróż służbową poza miejsce swojego zatrudnienia. Delegacje dzielimy na:
• Zagraniczne,
• Krajowe
Przepisy mówią również o tzw. jazdach lokalnych, które mogą być wykonywane w ramach miejscowości, w której wykonywane jest świadczenie pracy lub w ramach stałego miejsca pracy. Jednak ten rodzaj jazd nie uprawnia zatrudnionego do dostania świadczenia pieniężnego.
W ramach świadczeń pieniężnych, które otrzymać może zatrudniony z tytułu wyjazdu służbowego, przyznawane są:
• Diety – świadczenia powiązane z większymi potrzebami w czasie podróży służbowej,
• Zwrot kosztów – przejazdu, wyżywienia, zamieszkania
W najkorzystniejszej sytuacji znajduje się pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Wszelkie kwestie powiązane z delegacją, regulowane są w tym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie powinny być niższe, niż przewidziane w ustawie. Mogą być natomiast wyższe.
Niestety nie dzieje się tak w sytuacji pracowników przyjętych do pracy na umowę o dzieło albo zlecenie. Sprawy powiązane z podróżami służbowymi nie regulują normy prawa pracy, a tylko umowa lub załącznik do umowy zawieranej z pracodawcą. Dlatego też wielkość świadczeń pieniężnych może być niższa, niż przewidywana przez kodeks pracy. Tacy pracownicy, zwłaszcza - często wyjeżdżający własnymi pojazdami, mogą także rozliczać się z pracodawcą na zasadzie ryczałtu, w którym wielkość świadczeń pieniężnych za delegacje jest stała, niezależnie od przebytych kilometrów.
Podłożem do uznania wyjazdu jako delegacji, stanie się w powyższych sytuacjach określenie miejsca pracy zatrudnionego. Wszelkie wyjazdy poza powyższe miejsce, uwzględnione winny zostać jako delegacje służbowe.
Od powyższej zasady, są dwa wyjątki. Pierwszy – gdy osobą, udającą się w podróż służbową, jest przedsiębiorca, który prowadzi działalność. W niniejszym przypadku nie posiada on nad sobą osoby, która mogłaby ustalać oraz koordynować zagadnienia związane z podróżą. Stąd też, wszelkie podróże służbowe naliczane są w koszt prowadzenia działalności.
Drugim wyjątkiem natomiast jest przypadek, w którym do czynienia mamy z pracą kierowcy albo przedstawiciela handlowego, których etat z góry bazuje na częstych podróżach za siedzibę firmy. W niniejszych przypadkach zatrudniający posiadają możliwość ujęcia w umowie miejsca pracy bardzo szeroko np. „cała Polska”, „Unia Europejska” albo nazwa województwa. Ten rodzaj zapisu uwalnia ich tym samym z konieczności wypłacania na rzecz zatrudnionego dodatkowych korzyści materialnych powiązanych z podróżami.