Lista płac to dokument księgowy potwierdzający naliczenie należności dla pracowników wraz ze wszystkimi uiszczonymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracobiorcę, jak i przez pracodawcę. Należycie sporządzona lista płac ułatwia prawidłowe wypełnienie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego.
Do sporządzenia listy płac potrzebne nam będą inne dokumenty takie jak: umowa o pracę, informacja o przyznanych składnikach dodatkowych., rejestr czasu pracy Poprawnie przygotowana lista płac powinna zawierać następuje elementy:
- nazwę pracodawcy,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę wynagrodzenia - ma on istotny wpływ na ustalenie poprawnej daty rozliczenia składek ZUS i podatku,
- datę przygotowania listy płac,
- znaczenie lub nazwę listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób, które przygotowują listę płac, wszystko co wchodzi w skład wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku i wszelkich innych potrąceń najlepiej aby na liście płac umieszczone były wszystkie części składowe wypłat a nie tylko podana suma brutto
- podpis i data pracownika wówczas gdy honorarium jest wypłacane osobiście. Pracodawca może w taki sposób zabezpieczyć się przed potencjalnymi sporami, które związane są z przestrzeganiem terminu wypłat pensji.
Rozliczając umowy cywilnoprawne nie należy używać listy płac. Umowy takie należy rozliczać na osobnej liście wypłat. Musimy mieć na uwadze, że w momencie kontroli, PIP ma prawo zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.