Plan trybu pracy ma za zadanie precyzowanie trybu pracy zatrudnionego. Kiedy plan trybu pracy ujęty był w regulaminie a pracownicy nie mają obiekcji co do dnia i pory świadczenia pracy, nie jest potrzebne sporządzanie rozkładu. Natomiast w sytuacji, kiedy zorganizowanie pracy nie ma charakteru stałego jest on niezbędny. Błędne definiowanie harmonogramu trybu pracy oznacza naruszenie przepisów dotyczących trybu pracy i jest wykroczeniem podpadającym karze pieniężnej.
Najczęstsze błędy popełniane w planie trybu pracy:
• brak szczegółowej adnotacji o pracy w w dni ustawowo wolne od pracy,
• niestworzenie rozkładu trybu pracy
Harmonogram trybu pracy zatrudnionego, wykonującego pracę w dni ustawowo wolne od pracy, obowiązkowo posiadać musi adnotację, który z dni wolnych od pracy jest dniem wolnym z racji 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za wykonanie pracy w niedzielę lub święto. Odmiennie bowiem rozlicza się pracę w niedziele, święta i dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe ustalenie liczby dni pracy w tygodniu
Pierwszą zasadą czasu pracy pracownika jest norma przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Równa się to z tym, że liczba dni w konkretnych tygodniach może być zróżnicowana. Trzeba pamiętać jednak, by w całościowym rozrachunku za czas rozliczeniowy przeciętna liczba dni pracy nie przekraczała pięć.
Uszczegóławiając harmonogram czasu pracy pamiętać należy zachowanie 35-godzinnego, niezmąconego wypoczynku tygodniowego.
• brak harmonogramu na cały czas rozliczeniowy
Okres rozliczeniowy jest czasem, w ramach którego zatrudniający robi rozliczenie czasu pracy pracowników. Nie możliwe jest, szczególnie w sytuacji dłuższych okresów rozliczeniowych, zaplanowanie rozkładu pracy na konkretne jego fragmenty. Umożliwiałoby to zatrudniającemu pominięcie przepisów o czasie pracy a w efekcie na przykład pominięcie konieczności wypłaty honorarium za godziny nadliczbowe.
• błędne ustanowienie liczby godzin pracy w konkretnych miesiącach
Ilość godzin pracy w poszczególnych miesiącach może się nieznacznie różnić. Ważne jest, aby ogólny wymiar trybu pracy w okresie rozliczeniowym był zgodny.
• brak zachowania co najmniej 35-godzinnego niezakłóconego odpoczynku
Od tej normy istnieje jednak wyjątek w przypadku, kiedy okres rozliczeniowy kończy się w trakcie tygodnia pracy. Wypoczynek powyższy, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, czyli 7 kolejnych dni, zaczynając od początku okresu rozliczeniowego. Jeżeli więc okres rozliczeniowy ukończy się zanim upłynie 7 dni, to nie mamy w tym przypadku do czynienia z całym tygodniem pracy a więc wypoczynek zatrudnionemu nie przysługuje.
• nieprawidłowe modyfikacje planu pracy
Zmiana rozkładu czasu pracy możliwa jest tylko w poszczególnych sytuacjach. Są nimi niespodziewanie sytuacje, tj. zagwarantowanie zastępstwa w przypadku choroby czy wypoczynku na żądanie innego zatrudnionego.
Modyfikacje nie są możliwe, gdy ich celem jest zawężenie pracy nadliczbowej, w tym przypadku będzie to próba pominięcia przepisów o czasie pracy.