Każdy pracodawca jest zmuszony do prowadzenia akt osobowych pracownika. Obliguje nas do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna.
Informacje w jaki sposób prowadzić i zbierać akta pracownika określają przepisy. Możemy wyróżnić trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty powiązane z ubieganiem się o posadę
Możemy wśród nich wyróżnić:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje, takie jak: ukończone kursy i szkolenia, dodatkowe uprawnienia i umiejętności, : dane osobowe i kontaktowe, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym |wypełniony kwestionariusz osobowy z informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi kontaktowymi, informacjami o wykształceniu, danymi osobowymi, ukończonymi kursami i szkoleniami, opisanym doświadczeniem zawodowym
- świadectwa pracy od poprzednich pracodawców lub inne dokumenty potwierdzające okresy jego zatrudnienia
- dokumenty certyfikujące kwalifikacje potrzebne do objęcia proponowanego stanowiska pracy
- świadectwa ukończenia szkół i uczelni
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Podjęcie pracy i przebieg zatrudnienia
- potwierdzenie zapoznania się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o ukończonych kursach bhp;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja miała miejsce);
- dokumenty dotyczące podwyższania kwalifikacji zawodowych;
- oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę albo modyfikacji tych warunków w innym trybie;
- zaświadczenia z Medycyny Pracy uzyskane po okresowych i kontrolnych badaniach;
- kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę, uprzednio zarejestrowaną jako osoba bezrobotna.
C - Ustanie zatrudnienia Tutaj musimy gromadzić wszystkie zaświadczenia dotyczące ustania stosunku pracy, tj. :
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy,
- odpis przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
- dowód dokonania działań z uwagi na zajęcie honorarium za pracę mając na uwadze prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy a także dokumentów związanych z niewypłaceniem pracownikowi równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
- umowę o zakazie konkurencji w przypadku rozwiązania stosunku pracy, wówczas gdy strony zawarły taką umowę,
- orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po ustaniu stosunku pracy.
Poprawne przechowywanie akt Dokumenty pracownika należy przechowywać w postaci orginałów w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. Warto dopilnować by były ułożone chronologicznie i ponumerowane tak, by łatwo i szybko można było je odnaleźć. Ponadto jesteśmy zmuszeni chronić je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów pracy i wynagrodzenia za wykonywaną pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego stosunku pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS wyznacza podstawę wymiaru emerytury lub renty. Przedsiebiorstwo po likwidacji ma opcję przewiezienia akt pracownika do specjalnie stworzonego do tych celów archiwum .