Jednym z najbardziej kluczowych obowiązków pracodawcy, wynikającym z artykułu 94 pkt 9a KP, jest prowadzenie dokumentów, powiązanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych zatrudnionych. Znaczy to, iż każdy jeden pracodawca, pomijając formę prawną prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczby przyjętych do pracy osób, otwiera oraz nadzoruje, niezależnie dla każdego pracownika, kartoteki osobowe.
Szczegółowe zasady koordynowania dokumentacji pracowniczej opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.96r. w sprawie zakresu koordynowania dokumentów w sytuacjach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Pracodawca tworzy i prowadzi odrębnie dla każdego zatrudnionego dokumenty osobowe, składające się z 3 części:
• A – przedstawia akta stworzone w powiązaniu ze staraniem się o pracę
• B – gromadzi dokumenty tyczące się powstania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
• C – obejmuje dokumenty powiązane z ustaniem zatrudnienia danej osoby
Część A - dokumenty gromadzone w powiązaniu ze staraniem się o pracę, jest to tak zwany katalog danych osobowych.
Dokumenty, których pracodawca może żądać od osoby starającej się o zatrudnienie, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28 maja 1996 r. w kwestii obszaru prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem i sposobu nadzorowania kartoteki osobowej zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• świadectwo lekarskie zaświadczające o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku,
• dokumenty zaświadczające o kwalifikacjach zawodowych, wymagane do wykonywania danej pracy,
• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla osoby starającej się o zatrudnienie,
• akty zatrudnienia z poprzednich miejsc zatrudnienia albo inne akta poświadczające etapy zatrudnienia,
• inne akta jeżeli obowiązek ich przedstawienia wynika z odmiennych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma możliwość jeszcze przedstawić z własnej inicjatywy inne akta, jak akty oraz dyplomy poświadczające jej kwalifikacje oraz umiejętności biznesowe, poświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Nie wolno zapominać, iż zatrudniający przechowuje w aktach osobowych zatrudnionego jedynie duplikaty lub odpisy przedkładanych aktów. Oryginałów można chcieć wyłącznie do przejrzenia lub w zamyśle stworzenia kopii lub odpisu.
Część B – akty tyczące się stworzenia stosunku pracy.
Po ustaniu procesu przyjęć, zatrudniający ma możliwość żądać, od pracownika właśnie przyjętego, podania, prócz informacji, które zdobył w trakcie ubiegania się o pracę, również innych danych. Fundamentem jest art. 221 § 2 Kodeksu Pracy. Fundamentalnym dokumentem, jaki przygotowuje zatrudniający, kiedy zaweźmie decyzję o zatrudnieniu kandydata jest umowa o pracę. Jeżeli dodatkowo określił pracownikowi zakres jego czynności, to trzeba go również przetrzymywać w tej części dokumentów osobowych. W tym miejscu muszą się także znaleźć:
• formalne potwierdzenie zaznajomienia się pracownika z treścią regulaminu pracy, zakresem danych objętych tajemnicą służbową, treścią przepisów i zasad BHP, informacją pracowniczą,
• oświadczenie tyczące się podwyższonych kosztów osiągnięcia wpływów,
• umowa o zakazie konkurencji, jeśli była zawarta,
• PIT-2,
• orzeczenia lekarskie związane z kontrolą okresową oraz weryfikacyjnymi,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• oświadczenie pracownika – posiadającego dzieci o zamiarze albo braku konieczności korzystania z praw rodzicielskich, prawach pracownika , pod którego opieką pozostaje dziecko do lat 4, prawach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat czternastu,
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego przeszkolenia BHP,
• oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe,
• zawiadomienie tyczące się jednakowego traktowania,
• akty związane z oddaniem mienia pracownikowi, podwyższaniem kwalifikacji zawodowych, gratyfikacjami-sankcjami porządkowymi, obniżonym formatem czasu pracy albo odrębnym rozłożeniem czasu pracy.
Powinny tu również znaleźć się pisma tyczące się udzielenia pracownikowi wypoczynku wychowawczego albo bezpłatnego.
Tak jak w poprzedniej części dokumentów osobowych – tutaj również – zebrane dokumenty muszą być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane.
Część C – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:
• oświadczenie o wypowiedzeniu albo unieważnieniu umowy o pracę za zgodą obu stron,
• kopia wydanego świadectwa pracy,
• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA.